DAFKA

Deutsche Fachakademie für Personal- und Kanzleientwicklung

Wir unterstützen Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien beim Aufbau ihrer Kanzlei-Pro Ebene zur gezielten Entlastung der Inhaber.

Wer ist die DAFKA?

Die DAFKA ist die erste und einzige Fachakademie im deutschsprachigen Raum für Personal- und Kanzleientwicklung mit Spezialisierung auf Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien. Seit 2017 unterstützen wir Kanzleien und Kanzleiinhaber erfolgreich mit dem „Kanzlei-Entwicklungssystem“, kurz K-ES bei Ihrer Personal- und Kanzleientwicklung. Entstanden ist das System aus vielen Jahren Praxisarbeit, Erfahrung und Kanzlei-Coaching Sessions. Dabei stellten wir immer wiederkehrende Personal- und Strategiethemen fest. Ganz besonders im Umfeld von Steuerkanzleien mit flachen Hierarchien, welches sich vor allem bei einer Kanzleigröße im Vollzeitäquivalent (VZÄ) zwischen 10 und 50 Mitarbeitern widerspiegelt. Hier ermittelten wir die vier größten Herausforderungen der Inhaberinnen und Inhaber von Steuerkanzleien:

  1. Zu wenig Zeit / Ressourcen für die eigene Kanzleistrategie und für Privates
  2. Qualifizierte Mitarbeiter sind immer schwerer zu finden
  3. Qualifizierte Mitarbeiter dauerhaft binden
  4. Digitalisierung in der eigenen Kanzlei und die Mit-Einbindung von Mandanten

Wobei Punkt 4 im Grunde ein Strategiethema (Punkt 1) ist, welches jedoch aufgrund seiner Aktualität und Größe der Herausforderung hier zusätzlich aufgeführt ist.

Die beiden größten Herausforderungen in der Steuerberater Branche

Wenn Sie bis hierher gelesen haben, werden Ihnen die nächsten Zeilen bekannt vorkommen, da Sie sich selbst in dieser Situation befinden oder sich zumindest geradewegs darauf zu bewegen.

Als Inhaber Ihrer Steuerkanzlei kennen Sie das: Ihre Mitarbeiter und Berufsträger sind fachlich hoch versiert und stark in der täglichen Arbeit für Ihre Mandanten eingebunden. Sie selbst sind Jongleur zwischen Mandantengesprächen, Jahresabschlüssen, Bilanzen und der eigenen Kanzleistrategie. Sie merken, dass die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei auf der einen Seite enorme Chancen und effizientere Prozesse bietet. Auf der anderen Seite löst die Digitalisierung im Umfeld von Steuerkanzleien immer mehr Teilbereiche Ihrer klassischen Geschäftsfelder ab. Lexoffice und Sevdesk sind davon nur zwei Stichworte. Womit verdienen Sie also in Zukunft Ihr Geld? Sie arbeiten nur noch ein paar Jahre und gehen davon aus, dass es Sie nicht betrifft? Dann fragen Sie sich: Was wird meine Kanzlei in 5, 10 oder 15 Jahren Wert sein, wenn ich im Status Quo bleibe und wer wird mich dabei überholen?

Kanzleimitarbeiter-Suche kostet Sie viel mehr

Die ewige erneute Suche nach Kanzleipartnern, Steuerfachangestellten, Steuerberatern, Kanzleimanagern und Mitarbeitern kostet Sie gleich mehrfach Geld: Zum einen für horrende Stellenanzeigen, Recruiter und Headhunter und zum anderen der Ausfall der Mandate, die Sie nicht oder nicht mehr betreuen können, aber gerne würden. Ihr Wachstum und Ihre Existenzssicherung sind abhängig von der Beständigkeit und Leistungsfähigkeit der Fachkräfte in Ihrer Kanzlei. Skalierbarkeit findet in Steuer- und Rechtsanwaltskanzleien hauptsächlich über die Anzahl der Mitarbeiter und somit über die Anzahl Ihrer Mandate statt. Digitale Produkte und Dienstleistungen könnten eine Lösung sein. Aber dafür benötigt es Zeit an anderer Stelle. Sie erkennen die Endlosschleife? Das alles kommt Ihnen bekannt vor?

30 Prozent verlorene Mitarbeiter sind zu viele

Sie würden gerne mehr an Ihrer Kanzlei arbeiten, statt ständig in der täglichen Operativfalle zu landen? Wir sagen: das ist auch dringend nötig. Denn das Bewerbungs- und Personalumfeld in Steuerkanzleien befindet sich im grundlegenden Wandel. Laut Haufe Online sind Recruiting (Personalbeschaffung) und Talent Management (Personalentwicklung) die größten Herausforderungen, die es in Ihrer Branche zu meistern gilt. In einer Umfrage bei Haufe Online (Quelle: Hausmann, U. / Dietz, 2014, Personalmarkt Steuerberatung) geben rund 30% der befragten Kanzleien an, in den letzten zwei Jahren wichtige Mitarbeiter verloren zu haben, die sie gerne behalten hätten. In einer Kanzlei mit 20 Mitarbeitern entspricht dies 6 Fachkräften/Spezialisten, die Sie für teures Geld wieder zurückholen oder für noch teureres Geld rekrutieren und wieder einarbeiten müssen. Kündigungen lassen Sie sich nicht per se verhindern und sind hin und wieder sogar nötig, dass Wachstum entstehen kann. Aber man sollte wissen, warum gekündigt wird und welche die Hintergründe sind. Nur dann behalten Sie als Kanzleilenker die Kontrolle über Ihre Personalsituation.

Was wir tun

In der DAFKA Akademie lösen wir gemeinsam mit und für Kanzleiinhaber und Inhaberinnen deren Zeit- und Ressourcenproblem. Dabei geben wir Ihnen ein vielfach bewährtes und erfolgreiches System der langfristigen Mitarbeiterbindung an die Hand. Denn selbstwirksame und selbstverantwortliche Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter. Und um einen hohen Grad an Zufriedenheit am täglichen Kanzlei-Arbeitsplatz gewährleisten zu können, gibt es passende Lösungen.

Steuerberater sind keine Personalprofis

Müssten sie aber sein. Beim Hochhalten der vielen Bälle müssen Sie als Kanzleiinhaber täglich noch personelle Entscheidungen treffen, die nicht in Ihr Metier fallen. Die wenigsten Steuerberater haben Führung gelernt, was zur folgenden Statistik passt: Denn rund 76% der Kanzleien geben bei Haufe Online an, kein Konzept zur systemischen Weiterbildung für Ihre Mitarbeiter zu haben. Den letzten Satz dürfen Sie nochmals in Ruhe sacken lassen…

Wir mussten in der Praxis feststellen, dass solides Wachstum einer Kanzlei weitestgehend aus einer stabilen und soliden Mitarbeiterstruktur entsteht. Daher ist ein gesundes, nachhaltiges Wachstum und somit die Zukunftssicherung Ihrer Kanzlei der aktiven, qualifizierten Personalbeschaffung erstmals vorzulagern. Das folgende Schaubild verdeutlicht die Situation:

Die Basis für Wachstum und Zukunftssicherheit ist also eine solide Mitarbeiterstruktur mit geringer Fluktuation und hoher Retention. Und da dieses Bewusstsein zuerst auf Ebene der Kanzleiführung / Kanzleileitung entstehen muss, entstehen folgende Verhältnismässigkeiten:

Kanzleientwicklung = Personalentwicklung = Zukunftssicherung

Personalentwicklung = Kanzleientwicklung = Zukunftssicherung

 

Das eine ist ohne das andere, zumindest aus professioneller Sicht nicht möglich. Zudem ist es ineffizient, sich nur um einen Teilbereich zu bemühen, wenn der andere noch nicht genügend abgesichert ist. Die Frage können Sie sich ganz einfach selbst beantworten: Was kostet Sie die Personalbeschaffung für beispielsweise eine Steuerfachangestellte mit Spezialwissen oder ein fertig ausgebildeter Steuerberater? Erst wenn Ihre Mitarbeiterzufriedenheit und Retention hoch, die Fluktuation in Ihrer Kanzlei also gering ist, macht es wirtschaftlich Sinn in Personalbeschaffung (Recruiting) zu investieren. Die DAFKA Akademie bietet hierzu die richtige Plattform, um einerseits gemeinsam mit Ihnen als Kanzleiinhaber eine zukunftsfähige und nachhaltige Personalentwicklung zu etablieren.

Andererseits erhalten Ihre Kanzleimitarbeiter in der DAFKA Akademie die wesentlichen Tools für mehr Selbstwirksamkeit und Selbstverantwortung. Dies wiederum führt zu mehr Eigenständigkeit und hoher Motivation, sowie Engagement bei der Übernahme Personalrelevanter Themen. Für Sie als Kanzleiinhaber bedeutet dies wiederum: Mitarbeiter, die gehört werden, zufriedenere Mitarbeiter bei hoher Retention führt zu mehr Zeit für Ihre Kanzleiausrichtung und für Sie selbst.

Wie wir es tun?

Um Ihre zwei Kern-Herausforderungen:

  • Mehr Zeit für Ihre Kanzleistrategie und für Sie selbst, sowie…
  • Selbstwirksame, hoch motivierte und loyale Mitarbeiter

Zu meistern, benötigen Sie eine Kanzlei-Pro Ebene in Ihrer Steuerberater- oder Rechtsanwaltskanzlei.

Definition: Die Kanzlei-Pro Ebene ist das Bindeglied zwischen Ihnen als Kanzleiinhaber*in und Ihren Mitarbeitern. Hier (muss noch ein Link rein) erfahren Sie mehr zur Kanzlei-Pro Ebene.

1. Schritt: in Ihrer Kanzlei

  • 1:1 Analysegespräch – Bedarf klären (Zielvereinbarung, Wünsche, Erwartungen)
  • Personal-Ist Analyse
  • (Anzahl VZÄ, Berufsträger…)
  • Definition der Aufgaben
  • (Welche Personalthemen sollen delegiert werden?)
  • Auswahlverfahren – zum Kanzlei-Pro Kandidaten
  • (Soll-Profil Erstellung)
  • Insights MDI® zur Evaluierung des/der Kanzlei-Pro Kandidaten
  • Ausgewählte*r Mitarbeiter*in in das Akademie Onboarding

2. Schritt: in der DAFKA

I. Ausbildungsstufe „DAFKA Zertifizierte Kanzlei-Führungskraft“

II. Ausbildungsstufe „DAFKA Zertifizierte*r Kanzlei-Pro

Erläuterung der beiden Schritte:

Der erste Schritt beginnt immer in Ihrer Kanzlei mit einem 1:1 Gespräch mit Ihnen als Kanzleiinhaber. Wir erfahren dabei mehr über Ihre aktuelle Ist-Situation, Ziele, Wünsche, Bedarfe, Erwartungen und halten dabei eine Zielvereinbarung fest. Bei der Personal-Ist Analyse erfahren wir mehr über Ihre Kanzleigröße, die Struktur, Prozesse, Abläufe, aber auch über die allgemeine Stimmungs- und Motivationslage. Danach werden die Personalthemen festgelegt, die Sie zukünftig gerne delegieren möchten, inklusive tatsächlicher oder potenzieller Zeitfresser. Hierzu zählen aus unserer Praxiserfahrung beispielsweise: Onboarding Prozesse für neue Mitarbeiter (Kanzlei- oder Abteilungspate), Mitarbeiter- und Perspektivengespräche, Konfliktgespräche bis hin zum gesamten Einstellungs- und Kündigungsprozess etc. Wie viel, bzw. was Sie hierbei delegieren, bestimmen Sie selbst.

Achtung: „Fallstrick Loslassen“

Kanzleiinhaber und Unternehmer im Allgemeinen tendieren dazu alles und zu jeder Zeit unter Kontrolle haben zu wollen, wundern sich jedoch, dass nach ihrem Urlaub oder längerer Abwesenheit es zu keinen Kündigungen seitens ihrer Mandantschaft kam. Werden Sie sich bewusst, dass Abgeben nicht gleichzusetzen ist mit Kontrollverlust, sondern der Gewinn an Freiheit, Zeit und Selbstbestimmung. Wenn Sie im Vorfeld bereits wissen, dass Sie dazu bestimmt sind, alles selbst machen zu müssen, nicht in der Lage sein werden abzugeben und Kontrolle über allem steht, wird Ihnen kein System der Welt helfen können, aus Ihrem Kanzlei-Hamsterrad herauszusteigen. Der vernünftige Verstand sollte über Ihren Glaubenssätzen stehen.  

Wir zeigen Ihnen dann ideale Soll-Profile für die Position des / der Kanzlei-Pro und was diese Persona ausmacht. Zur Evaluierung und Bestätigung in der Entscheidungsfindung des / der passenden Kanzlei-Pro Kandidaten nutzen wir die etablierte Insights MDI® Analyse.  Sie erhalten dabei wichtige Informationen zu Verhaltenspräferenzen und Motivatoren Ihres ausgewählten Mitarbeiters. Insights MDI® Analysen empfehlen sich im Übrigen auch hervorragend für ein gesamtes Team für eine bessere interne Kommunikation und zur Reduzierung von Konflikten.

Der erfolgreich ausgewählte Kandidat wird dann in den DAFKA Akademie Onboarding Prozess aufgenommen.

Im zweiten Schritt wird Ihr Mitarbeiter in unserer DAFKA Akademie zum / zur Kanzlei-Pro ausgebildet. Weitere Infos zu den Lehrgangsinhalten, Lehrplänen und Ablauf finden Sie online (hier klicken) oder senden wir Ihnen gerne auch als PDF zu.